Polske samarbejdspartnere er mere formelle, når samarbejdsaftaler og kontrakter skal indgås. Skriftlige aftaler, underskrifter og stempler er af betydning.
– Påklædningen under forretningsmøder bør altid være korrekt.
– ”Du”- formen med forretningsforbindelser er bandlyst, indtil man er kommet meget tæt på hinanden – det er den ældre der ”tilbyder” det
Det, der gælder for påklædningen og omgangsformen, gælder også med hensyn til de juridiske forhold. Formkravene er større, og der findes adskillige eksempler på disse i lovgivningen. Inden for en del retsområder kræves der notarbekræftelse af aftaler, som f.eks. når der oprettes selskaber eller der erhverves fast ejendom. Endvidere er det meget sædvanligt at bekræfte mundtlige aftaler skriftligt, og det er vigtigt, at man nøje gennemlæser den polske kontraktparts skriftlige bekræftelse af en mundtlig aftale.
Der må således opfordres til, at man omhyggeligt sætter sig ind i de gældende regler for det område, som man ønsker at arbejde med i Polen.
Bedømmelse af kunderne
Inden der indgås aftaler med en ny forretningsforbindelse, bør der foretages en vurdering af forretningspartneren, der ikke er begrænset til dennes visitkort eller farvestrålende brochurer. Man må aldrig være i tvivl om en kontraktparts juridiske konstruktion. Endvidere bør der foreligge oplysningerom kontraktpartens økonomi.
Såfremt der er tale om en juridisk person, bør man inden underskrift på en større kontrakt sikre sig ved en bekræftet udskrift fra handelsregistret, at pågældende virkelig kan tegne virksomheden. Aftaler inden for den pågældende virksomheds almindelige drift kan også indgås af personer, der har”stillingsfuldmagt” hertil, d.v.s., at de almindeligvis i forretningslivet må antages at være berettiget til at indgå aftaler på det pågældende område.
Forretningskultur i Polen
Landets modersmål er polsk, den yngre del af befolkningen kan kommunikere på engelsk, tysk eller fransk.
Efter de indledende kontakter, ønsker polakkerne en personlig kontakt. Det er meget vigtig for parterne, at de kan lære hinanden bedre at kende. Det vil desuden være en fordel, hvis man udviser noget kendskab til traditioner og kultur i landet.
I Polen er relationer og netværk nøglen til et vellykket samarbejde. Forretningsførelse kræver en vis portion tålmodighed, idet beslutningsprocesserne kan være langsommelige. Polske forhandlingspartnere kan på møder være meget reserverede og holde lange pauser. Høflighed, respekt og en formel omgangstone er et godt udgangspunkt på et møde. Organisatorisk ses oftest en hierarkisk opdeling, og der vises respekt for autoriteter.
Tillid er en dyd
Tingene forholder sig ikke meget anderledes, når du skal agere på det polske marked. Også her spiller tillid en meget vigtig rolle. Det vigtigste for dig er at du opbygger et stabilt forhold til din potentielle forretningspartner, som bygger på tillid, respekt, og tålmodighed. Din polske forretningspartner skal behandles ordenteligt. Vær venlig og imødekommende, og giv dig god tid til at opbygge et samarbeje, som kan give en længerevarende succes.
